“다음 분기에 사무실 이전합니다. 경영지원팀에서 담당해서 계약부터 인테리어까지 맡아주세요.”

집 인테리어도 해본 적 없는 내가 임직원들이 앞으로 몇 년간 일할 공간을 정해야 합니다. 사무실 인테리어를 처음 맡은 담당자가 겪는 어려움은 대부분 실력 문제가 아닙니다. 순서를 몰랐던 것이죠.

현장에서 반복되는 실수들에는 공통점이 있습니다. 저지른 순간에는 아무 일도 일어나지 않다가 실측을 나가서야 드러난다는 점이죠. 그래서 정말 중요하게 봐야 할 것은 지금 확인하지 않으면 나중에 손 쓸 수 없는 것이 무엇인가입니다.

건물만 덜컥 계약하고, 인테리어를 뒤늦게 알아봤습니다

층고도 높고 임대료 및 나머지 조건들도 좋아서 기분 좋게 사무실 계약을 마쳤습니다. 그리고 첫 실사에서 이런 말을 듣습니다.

“이 전기 용량으로는 계획하신 서버실을 구축하기에는 무리가 있습니다.”, “이 건물은 야간 공사가 안 돼서 공사 기간이 두 배로 늘어납니다.” 

임대 조건을 검토할 때 보는 항목과, 사무실 인테리어 비용을 좌우하는 항목이 서로 다르기 때문인데요. 그래서 건물 계약 전에 이 정도는 함께 체크하면 좋습니다. 

· 전기 용량과 증설 가능 여부 - 증설이 불가능한 건물도 있습니다.

· 냉난방 방식 - 중앙 공조면 레이아웃 변경시 추가 공사비 부담이 발생할 수 있습니다.

· 공사 가능 시간 - 주말·야간 공사 가능 여부에 따라 시간과 인건비가 달라집니다.

· 자재 반입 조건 - 화물 엘리베이터 규격에 따라 대형 가구나 유리가 못 들어가는 경우가 있습니다.

· 소방·건축 제약 - 스프링클러와 방화 구획이 벽체 위치를 직접적으로 제한합니다.

도면을 확정하고 나서 보고를 올렸습니다

몇 주간의 협의 끝에 레이아웃, 자재, 조명까지 정리했습니다. 이제 보고만 하면 끝나겠다 싶었죠.

“대표실이 왜 여기에 있나요?”, “영업팀은 외부 미팅이 많은데 입구에서 제일 먼 자리네요?”

많은 담당자가 정리된 안을 보고하는 게 맞다고 판단하는데요. 사무실 인테리어는 취향과 권한이 함께 걸려 있어서, 완성된 안을 처음 본 사람은 검토가 아니라 반응을 하게 됩니다. 문제는 이 시점에 도면을 바꾸면 일정과 견적부터 다시 잡아야 한다는 점이죠. 그래서 결정권자가 아니라면 사내 보고 및 합의는 단계별로 나눠 받는 게 좋습니다.

· 방향 합의(착수 전 단계) - 회의실 개수, 라운지 규모, 임원실 유무 등을 확정하는 단계입니다.

· 배치 합의(도면 초안 단계) - 어느 팀이 어디에 앉을지, 레이아웃에 대한 의견을 이때 받습니다.

· 마감 합의(도면 확정 단계) - 자재와 색상 등 비교적 유연하게 변경할 수 있는 사항을 조율합니다.

도면을 다 그린 후에 콘센트&조명을 생각했어요

레이아웃이 확정되면 “콘센트는 어디에 몇 개 필요하세요?”, “생각해둔 조명 종류나 배치가 있으신가요?” 등 세부 사항에 관한 질문을 받으실 거예요.

도면에서 존재감이 없는 요소들이다 보니 초보자라면 대부분 이때 막히곤 하죠. 배선은 벽체와 천장 안으로 들어가는 공정이라, 마감 후에 추가하려면 벽을 다시 뜯거나 노출 배선으로 처리해야 해서 놓치지 않고 함께 살펴봐야 합니다.

· 자리당 필요한 전원 개수 - 개인 기기까지 고려해 여유 있게 잡을 필요가 있습니다.

· 회의실 테이블 중앙 배선 - 벽에만 있으면 바닥에 선이 지나가 미관을 해칩니다.

· 모니터와 조명 위치 - 서로 어긋나면 화면 반사가 생겨 책상 배치와 함께 봐야 합니다.

· 네트워크 포트와 공유기 자리 - 전기와 같이 정하면 배선 공정을 한 번에 끝낼 수 있습니다.

지금까지 사무실 인테리어를 처음 담당하게 된 초보 실무자가 계약과 설계 단계에서 놓치기 쉬운 실수를 알아봤습니다. PART 2에서는 견적서를 받은 뒤부터 입주, 그리고 퇴거 단계에서 발생하는 실수를 다뤄보겠습니다.

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